AVG protocol.

AVG Protocol Onderling Contact

Inleiding
Als gevolg van de op 25 mei 2018 in werking getreden Algemene Verordening Gegevensbescherming
(AVG) is het verplicht om natuurlijke personen meer controle te geven over het gebruik van de eigen
gegevens voor zover die zijn opgenomen in gegevensbestanden teneinde tevens misbruik te voorkomen.
Beleid met betrekking gegevensverwerking/privacy
De AVG kent verschillende onderdelen , zij worden hierna voor zover van belang behandeld en tevens
wordt aangegeven hoe postzegelvereniging Onderling Contact daarmee omgaat.
Om een optimale gegevensbescherming te garanderen worden alleen de hoogst noodzakelijke
(functionele) gegevens per lid vastgelegd. De vastgelegde gegevens zijn alleen beschikbaar voor het
bestuur. De ledenlijst wordt alleen voor bestuursdoeleinden opgemaakt (verzending periodiek,
rondzendverkeer, nieuwtjesdienst en ledenregistratie). Deze ledenlijst bevat de volgende door
de leden verstrekte gegevens: voorletter(s), achternaam, adres, postcode  en woonplaats,
telefoonnummer, aanvang lidmaatschap, eventueel e-mailadres en bankgegevens bij (automatische)
betalingen (contributie, rondzendverkeer en nieuwtjesdienst). De voor het rondzendverkeer en
de nieuwtjesdienst opgestelde sub-ledenlijst bevat dezelfde gegevens. Een gedeelte van deze
sub-ledenlijst wordt aan de sectiehoofden van het rondzendverkeer ter beschikking gesteld bij
de uitgifte van de rondzendingen. De sectiehoofden geven deze sub-ledenlijst na het ‘aflopen’ van
de betreffende rondzending weer terug aan het bestuurslid dat het rondzendverkeer beheert.
De gegevens worden opgeslagen in computerbestanden die toebehoren aan bestuursleden.
De gegevens worden bij voorkeur om veiligheidsredenen niet in “Cloud”-bestanden opgeslagen of
alleen in een beveiligde omgeving. De computers waarop de bestanden zijn opgeslagen zijn
voorzien van algemeen erkende virusdetectiesoftware.
Indien het noodzakelijk is dat de gegevens voor het verzenden van het periodiek aan derden
worden verstrekt teneinde te dienen voor de verzending van dit periodiek en/of nieuwsbrieven
dan wordt dit  geacht te zijn toegestaan.
Voor de leden die via de vereniging geabonneerd zijn op het maandblad “Filatelie” worden naam,
adres en woonplaats doorgegeven aan de verzendorganisatie van dit maandblad; Abonnementenland
te Uitgeest.
Ieder lid of erelid heeft het recht om de gegevens die van hem/haar zijn vastgelegd in te zien, te laten wijzigen en te laten verwijderen.
Dat laatste zal ook gebeuren ingeval van opzegging door het lid hetzij door de vereniging maar pas
nadat aan alle verplichtingen is voldaan.
Een lid heeft tevens recht op ‘dataportabiliteit’, het verstrekken van de vastgelegde gegevens.
Het bestuur zal voldoen aan de AVG-norm met betrekking tot datalekken en deze in het zodanige
geval binnen de in de AVG gestelde termijn van 72 uur melden aan de Autoriteit Persoonsgegevens.
Voor zover een beroep gedaan moet worden op de Functionaris gegevensbescherming zal daar toe
de penningmeester/ledenadministrateur zijn aangewezen. 

Vastgesteld in Bergen op Zoom op 1-12-2018

Namens het bestuur van postzegelvereniging Onderling Contact,
Dhr. N. van Essen
Voorzitter